Política de viagens: Não copie, inspire-se

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Política de Viagens. O Caminho para viajar mais gastando menos.

Uma boa gestão propicia redução de custos com viagens corporativas, e nada melhor que iniciá-la através de uma política de viagens que siga a cultura da sua empresa. Se você é gestor de viagens ou trabalha na área de compras e gere as viagens dos colaboradores , sabe muito bem do que eu estou falando. Partindo dessa afirmação, aí vai uma pergunta: Você tem o costume de copiar e colar a política de viagens de outras empresas que encontra no google ou em grupos de gestores de viagem? Se a sua resposta foi sim, tenha cuidado. Um copy and paste não é o melhor caminho para uma boa gestão de viagens e cabe ainda citar que, se você tem adotado essa prática, sua política nunca será seguida ou respeitada. Os viajantes rejeitam aquilo que eles não se identificam, ou seja, mais uma vez estamos falando sobre a cultura da empresa. Já falamos sobre cultura empresarial neste post aqui.

Um breve relato

Certa vez vi uma política de viagens com regras muito bem traçadas para expatriados. No entanto, a empresa que era nacional, só contratava mão de obra local. Então, pensei: Qualquer viajante que tenha lido essa politica já percebeu que é um documento de gaveta e fatalmente os colaboradores já se questionaram o por quê desta regra, e diga-se de passagem, nunca servirá de nada.

Durante um treinamento para divulgação de uma nova política, senti um desconforto ao ler que era proibido manutenção e/ou reparos em propriedade pessoal (exemplo: casa e jardim), enquanto o colaborador estiver viajando. Fica uma pergunta óbvia: Quem em sã consciência faria isso? Pois é, isso acontece e se não tiver regra pré-definida o financeiro fica em dúvida do que pode ou não reembolsar.

Sua política de viagens deve satisfazer estes 4 itens.

Sua política de viagens deve satisfazer estes 4 itens.

Primeiro Passo

Como posso ter sucesso na política de viagens da minha empresa? A resposta é simples: NÃO COPIE , INSPIRE-SE. Melhorar o desempenho do negócio é um desafio constante e nem sempre associar o controle ou redução de custos com cortes das viagens corporativas é o caminho ideal. Para tanto, é necessário fazer uma reflexão sobre a empresa, as suas viagens e a visão estratégica do negócio. Indo direto ao ponto, separamos algumas dicas de como a sua empresa pode criar ou atualizar a política de viagens, são elas:

Monte um comitê

  •  Todos os envolvidos no processo de viagens corporativas devem ser ouvidos, principalmente sua TMC para que traga dados estatísticos para definição do perfil e valores. Se a sua TMC não presta esse tipo de consultoria, reveja imediatamente o fornecedor;
  • Ouça o viajante para entender a sua necessidade. Um aviso aos gestores de viagens: lembre-se que seu cliente interno é mais importante;
  • Converse com o seu financeiro para expor suas dificuldades e entender as necessidades dos viajantes;
  • RH é um dos pontos principais para criação da política de viagens pois esse departamento deve analisar e equalizar o estresse de viajar vs a produtividade do colaborador.
  • Em paralelo, entreviste os solicitantes das viagens (quando o passageiro não fizer pelo self-booking);
  • Os aprovadores devem ser os primeiros a dar o exemplo quando o assunto é cumprir a política de viagens para mostrar que ela é válida;
  • E por último, o gestor de viagens que deve equilibrar os anseios e dificuldades de todas as áreas  a fim de canalizar para melhores práticas e resultados. Penso no gestor de viagens como um gestor de pessoas.

Defina o perfil de trabalho

  • Não adianta você estipular uma antecedência de  10 dias por ser a melhor prática no mercado, se sua empresa trabalha com assistência técnica.
  • Hoje a tendência é criar uma política de viagens diferente para homens e mulheres. Saiba mais neste post.

Separe diretrizes de processo

  •  Cuidado com os excessos. Seja objetivo. Uma política de viagens com mais de cinco páginas pode desestimular sua leitura.  Coloque o “como fazer” em anexos.

Atualização Constante

  •  Sempre estude o perfil da empresa e relacione com os acontecimentos do mercado.Por exemplo, não adianta estipular uma diária de R$ 150,00 na cidade de São Paulo(a média praticada por bons hotéis é de 300,00) que a política de viagens nunca será seguida e perderá sua credibilidade. Pense sempre no preço final e não na tarifa. Esse preço deve englobar segurança, mobilidade e benefícios.

Divulgação constante

  • Deixe sempre a versão ATUALIZADA na intranet;
  • Faça Workshop e colete assinaturas de participação através de um formulário via internet. Evite imprimir centenas de cópias para colher assinatura, pois isso já despertará o espírito de mudança em busca de economia e respeito ao meio ambiente que a empresa propõe;
  • Divulgue os resultados com a política de viagens através de KPI;
  • Motive os passageiros e gestores com palestras de sensibilização.

 

Use a tecnologia a seu favor

Não seja o “dedo-duro” dos desvios. Toda empresa precisa de um Online Booking Tool ou Expense Manager que tenha como parametrizar as politicas online.

Gestor de Viagem, seja um case de sucesso em sua empresa. Mostre que com regras bem definidas a empresa ficará feliz com os custos controlados e novos negócios, e seu passageiro satisfeito em viajar com segurança e confortável dentro das regras da empresa.

E na sua empresa? Como funciona a política de viagens? Comente.

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