Desmistificando relatório de viagens corporativas

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Relatório de viagens corporativas. Conheça os KPI’s mais importantes e os erros mais comuns encontrados.

Seu relatório de viagens corporativas atende suas necessidades?  Se a sua resposta foi um sonoro “não”, então pare e leia esta matéria. Queremos ajudar o gestor de viagens a avaliar quais itens devem ser analisados e quais ações precisam ser tomadas para ajustes e/ou mudanças em profundidade no seu relatório de viagens corporativas. Do ponto de vista prático, quando falamos que um relatório deve atender suas necessidades, isso significa que ele deve transformar seus dados em informação de viagens que ajudem a controlar seus gastos, permitir uma elasticidade nos savings e melhorar suas negociações de contratos com fornecedores. Seu relatório também precisa levar respostas confiáveis para construção de estratégias da empresa.

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Encare seu orçamento de viagens corporativas como um grande investimento

Primeiro passo para uma mudança no seu relatório de viagens corporativas é a mudança de conceito, pois nos dias de hoje não há mais espaço para informações que não levem a uma ótima tomada de decisão. Vou explicar melhor. De acordo com GBTA (Global Business Travel Association), os gastos dos brasileiros com viagens corporativas deve crescer 12,6% ou $35,8 bilhões em 2014 se comparado ao ano passado (confira os dados de 2013). Diante da importância deste número e da representatividade do Brasil no ranking de países que mais gastam com viagens corporativas,  precisamos mudar a nossa percepção que viagens é apenas mais uma conta de despesas e torná-la uma conta estratégica, em outras palavras, pensar em viagens corporativas de uma empresa como um grande investimento.

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Diante disso, o gasto com viagens corporativas seria como ações na bolsa que precisam ser bem empregadas e analisadas mensalmente os índices para adotar ou não estratégias de mudanças. Por isso, o gestor de viagens tem sua parcela de responsabilidade em gerir essa despesa da empresa. O que uma empresa procura quando decide investir no mercado financeiro?

  • Solidez e Segurança;
  • Assessoria de Especialistas;
  • Produtos para todos os perfis;
  • Praticidade e mobilidade em suas operações.

Quando comparamos estes itens aos seus fornecedores e ferramentas para gerir as viagens corporativas de sua empresa fica nítido que estão a altura do que a empresa e seus colaboradores esperam. Poderíamos falar de muitos itens relacionados a esse investimento, mas enfatizaremos no relatório de viagens corporativas. Você, gestor, faz suas análises com seriedade? Quais resultados tem conseguido com sua gestão? Se pestanejou para responder, é porque não sabe para que serve ou nem possui um relatório de viagens corporativas.

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Erros mais comuns nos relatórios de viagens corporativas

Vamos listar agora os erros mais comuns encontrados nos relatórios de viagens corporativas

  • Analisar o market-share apenas com intuito de identificar ranking de fornecedores;
  • Não fazer benchmarking com outras empresas similares para identificar áreas de melhorias (exemplo: ticket médio por rota);
  • Não determinar a proposta valor do relatório, demonstrando apenas números e tabelas em excel;
  • Relatórios que não comparam períodos anteriores e que não medem curvas de aprendizado;
  • Há que separar um kpi sobre as emissões de CO2 para acompanhamento;
  • Ignorar a criação de uma estratégia de adoção para sistema selfbooking e medição de performance;
  • Medir apenas o cumprimento da política de viagens de maneira global sem fragmentar seu uso por comportamento;
  • Entre outros.

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Estes são apenas alguns exemplos e as análises são infinitas, portanto recomendamos a reflexão a fim de incrementar os relatórios de viagens corporativos ou causar uma mudança profunda. Quando o relatório de viagens corporativas é o seu cliente review,  é importante conter análises comportamentais, comparativos de um ano a outro e um resumo “laudo” para ações orçamentárias, mudanças na política, negociações, etc.

Compartilhe conosco, quais indicadores, no relatório de viagens corporativas são os mais importantes para sua diretoria?

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  • Eliana

    Parabéns pela orientações e pelas explicaçoes de KPI””, achei muito interessante separa um KPI sobre emissões de Co2. Vou analisar aqui na empresa.

  • Cristiane Manetti

    Costumo enviar mesnalmente a minha diretoria os relatorios de antecedencia e remarcações, curiosamente o mesmo que eu deixei de enviar os indices aumentaram bruscamente!

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