Open Booking: entenda o que é

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Open Booking pode se tornar a nova ferramenta de viagens corporativas da sua empresa dentro de poucos anos. Saiba por que você deve se preocupar com isso.

No mês de setembro participei da 42ª feira da ABAV – para quem não conhece é a Associação Brasileira de Agentes de Viagens. Minha motivação para escrever esta matéria veio através de um debate que pude presenciar. Na ocasião, uma gestora de viagens, com ideias convictas sobre o processo de compras de viagens de sua empresa e seguidora de um método de política de viagens, abordou a necessidade de uma consultoria especializada de uma Travel Management Company (Agências especializadas em viagens corporativas).

Até este ponto, as opiniões podem divergir em relação às agências de viagens corporativas, mas indo direto ao ponto, o que me chamou atenção foi uma palavra relativamente nova em nosso mercado: o Open Booking. Essa metodologia de Open Booking foi desconsiderada por essa gestora, responsável por  mais de 6.500 passageiros cadastrados, devido à necessidade de controle absoluto de custos, informações gerenciais e rastreabilidade.

Outro ponto interessante foi que representantes de cias aéreas e de sistemas de tecnologia defenderam suas ferramentas e afirmaram que ambos os formatos podem coexistir, e ainda, reforçaram que a felicidade e satisfação do cliente final é necessária e pode estar aliada a economia e gestão. Creio que este foi um incentivo aos aventureiros executivos que se arriscam em efetuar uma viagem complexa sem total conhecimento para isso. Isso é uma pena…

Open Booking e Self Booking

Ponto para reflexão: será mesmo que ambas as modalidades podem andar de mãos dadas?

Antes de efetuar uma escolha ou mesmo testes com Open Booking ou Self Booking, pergunte-se: Qual é o perfil de compra de minha empresa e qual a minha necessidade?

O que é Open Booking?

Sua empresa oferece total autonomia para o passageiro final efetuar sua reserva de hotel, aéreo, locação de veículos, aquisição de vistos consulares, transfers e demais serviços pertinentes a uma viagem corporativa diretamente na internet em qualquer provedor de serviços. Isso também pode incluir uma OTA (On-line Travel Agency). E, coleta os dados/movimento do passageiro através de um link entre o sistema e o site do fornecedor. Porém, no Brasil, ainda não há essa tecnologia.

Acredito que o Open Booking é uma prática para poucos, pois exige um conhecimento muito específico sobre viagens e seus variados produtos disponíveis para o mercado corporativo, além de tempo necessário para pesquisa. Muitos dizem que toda esta revolução é devido ao perfil do novo executivo que gosta de fazer tudo por conta própria, é mais atirado e arrisca mais.

Você arriscaria efetuar a sua própria obturação ao invés de visitar um dentista? Creio que a sua resposta foi um sonoro “não”. Então, por que arriscar a saúde financeira de sua empresa dando liberdade para que todos comprem serviços de viagens onde quiserem?

Devido as facilidades tecnológicas, os viajantes estão mais propensos a realizar suas reservas.

Devido as facilidades tecnológicas, os viajantes estão mais propensos a realizar suas reservas.

Viajante Corporativo não é consultor de viagens e viajar é muito diferente de comprar viagens. – Bruno Nordi, supervisor corporativo (grande contribuidor neste artigo).

Viagens on-line vs Análises

Hoje é bastante acessível para qualquer pessoa efetuar sua própria compra on-line ao menor custo, e ainda em certos casos, expor para sua TMC melhores tarifas. No entanto, em 92% dos casos o passageiro não se atenta às taxas de serviços agregadas no momento de efetuar o pagamento, variável que pode aumentar em até 40% o valor da tarifa. Sem mencionar regras tarifárias ou mesmos a comparação entre “menor tarifa ou melhor tarifa”.

Pare para pensar: você já passou por isso

Quantas vezes você buscou uma disponibilidade de um voo que foi apresentada com menor preço, e no momento de finalizar a compra surgiram valores adicionais e taxas? Ou ainda, entrou em pânico, pois aquele valor promocional já não está mais disponível?

Já parou para pensar no  IOF por transações internacionais, variações cambiais e condições diferenciadas? E se precisar alterar sua viagem? Quem ligará para aquele 0800 que demora uma eternidade para conseguir atendimento?

O Open Booking pode ser comparado a qualquer outra compra on-line em lojas de departamentos. Se você busca controle e segurança, corra desta modalidade, pois pode dar tudo certo ou pode dar tudo errado. E no caso do “errado” isso pode ser só o início da sua dor de cabeça.

Pontos Negativos do Open Booking

  • Hora/trabalho do passageiro pode ser valiosa demais para efetuar uma função de pesquisa, compra de viagens corporativas e posteriormente, prestação de contas;
  • Falta de controle devido inexistência de relatórios gerenciais;
  • Falsa impressão de economia;
  • Administração de necessidades: quem efetuará a alteração de seu aéreo ou hotel direto com o fornecedor?;
  • Não há garantia de que o passageiro fez a melhor opção de compra: “Menor Tarifa” ou “Melhor Tarifa”;
  • Dificuldade em administrar acordos específicos com fornecedores;
  • Não cumprimento de Política de viagens.

Pontos Positivos do Open Booking

  • Retorno de informação / pesquisa on-line;
  • Liberdade para adquirir seu produto de preferência;
  • Negociações diretas com pequenos fornecedores: Hotéis e locadoras de veículos;
  • Satisfação do passageiro e sensação de competência e responsabilidade;

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Definição do Self Booking

Self Booking: Sua empresa define uma TMC para auxiliar/efetuar toda a gestão de viagens corporativas, através de consultoria especializada e sistema de aquisição de produtos relacionados ao segmento.

A TMC, através de Self Booking ou outro formato de atendimento, pode apresentar todas as informações necessárias para sua viagem e com certeza, você saberá o quanto pagará por aquele serviço.

Agregado a consultoria especializada, gestão de informações, resultados e economias, os valores da internet, que podem ser considerados tarifas pontuais, são justificados por uma infinidade de serviços oferecidos pela agência de viagens.

Tudo pronto em um único clique!

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Uma gestão de viagens eficiente pode gerar economias  consideráveis, as quais o passageiro final normalmente não se preocupa ou mesmo sabe, pois afinal esse não é o papel do passageiro, cabe ao gestor de viagens informar aos seus colaboradores a importância de se cumprir a política de viagens e centralizar suas compras em determinada TMC.

Centralização

Outra vantagem é a centralização de informações, já que no formato Open Booking isso é praticamente impossível. Através de TMC, você terá um atendimento 24 horas e a facilidade de simplesmente solicitar que algo seja feito por você ou por seu passageiro.

Pontos Negativos do Self Booking

  • Possibilidade de insatisfação do passageiro final dada a escolha de seu voo, hotel, locação de acordo com política de viagens e não sua preferência pessoal;
  • Prazo médio de retorno de solicitação de até 24 horas que pode variar de acordo com SLA estabelecido;
  • Sistema de busca em aperfeiçoamento constante;
  • Preços maiores que na internet, dependendo da forma como o passageiro busca o voo.

Pontos Positivos do Self Booking

  • Ponto de apoio e consultoria especializada 24 horas;
  • Relatórios gerenciais completos;
  • Gerenciamento de acordos comerciais e negociações pontuais com fornecedores;
  • Garantia de cumprimento de Política de Viagens;
  • Gestão de receitas invisíveis (Savings): Isenção de no show, isenções de multas por alterações, reduções de tarifas, etc.

 

Portanto,  como o gestor de viagem pode justificar aos seus colaboradores que o  modelo de Self Booking ainda é o mais indicado?

Outro dia me deparei com a seguinte situação: um passageiro solicitou o cancelamento de sua viagem e não se importou com a multa cobrada pela cia aérea. Porém, uma parte da viagem seria paga por ele, e nesta ele não aceitou pagar qualquer penalidade. Diante disso, qual é a certeza que o seu colaborador brigará por melhores opções segundo a política da empresa e não por benefício próprio? Comprometimento.

Uma das pessoas na platéia relatou que muitos viajantes com destino a Dubai, que optam por comprar sozinhos,  escolhem  cias mais baratas sem saber que não está incluso o visto, e o transtorno causado gera um custo bem maior que a economia inicial. Consultoria.

Um colaborador de uma empresa, que possui SLA (service level agreement) com os clientes, chega atrasado a um negócio por escolhas erradas que geraram horas de conexão. Quanto será a multa pelo não cumprimento do prazo? Maturidade em viagem.  

 Se cada passageiro comprar suas viagens corporativas onde quiser, como o gestor de viagem saberá em qual hotel ele estará no momento em que precisar contatá-lo? Considerando que o local não tenha acesso a internet ou telefonia móvel, quanto tempo demorará para localizá-lo? Imagine que o local está em guerra civil e a família de seu colaborador está ansioso por notícias. Rastreabilidade.

Como negociar com fornecedores se a empresa não tem informação do real volume em suas viagens corporativas? E como utilizar esses acordos nas cias aéreas se o canal de vendas que o passageiro tem acesso não é adaptado para aplicação dos descontos das empresas? Relatórios/Acordos.

 Ainda no debate, sobre o tema Open Booking vs Self Booking, um dos palestrante ressaltou que o modelo de Open Booking pode funcionar desde que o viajante esteja ciente que toda eventualidade (alterações, voos cancelados, reservas nos hotéis sem garantia) será de responsabilidade dele. E que a empresa tenha certeza que seu colaborador é comprometido com as políticas.

Por isso, recomendo que o gestor de viagem faça uma pesquisa para entender se seu público de viajantes tem preferência por este modelo.

Se os adeptos forem poucos, tratem de forma particular e busquem alternativas para melhorar ao invés de mudar todo o modelo que hoje atende bem aos demais. Afinal,  para validar qualquer teoria é preciso selecionar uma população, excluir as extremidades, e utilizar atribuições e pesos para avaliar o resultado correto.

Você acaba de ler declarações de cunho pessoal sobre as diferenças entre open booking e self booking as quais você tem a livre escolha de concordar ou não. O que queremos é incentivar a discussão acerca deste tema, como você pode aplicar e que possa ajudar a sua empresa no processo de escolha de uma nova metodologia. Não deixe de comentar e compartilhar esta matéria.

 

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