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5S – trabalho em equipe, benefício para todos

5S – trabalho em equipe, benefício para todos

por Audrey Bertho Fevereiro 25, 2013
JAB entrevista a gestora de empresas Gisele Rosa sobre sua experiência com o modelo japonês 5S

Melhorar o ambiente onde estamos inseridos e os hábitos de cada um para promover um local de convívio mais saudável, harmônico e, consequentemente, mais produtivo: esse é foco da metodologia, ou talvez filosofia, japonesa 5S. Embasados num conceito de Qualidade Total, os 5S fazem referência a cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seisõ, Seiketsu e Shitsuke.

O Seiri é o “senso de utilização” e separação dos materiais de trabalho. Ele envolve separarmos o material útil do inútil e nos livrarmos daquilo que já não tem serventia.  O Seiton se refere ao “senso de organização” e a arrumação das coisas. Já o Seiso é o “senso de limpeza do local”. O Seiketso é o “senso de saúde”, em proporções físicas, mental e emocional, além da padronização da ordem, e, por fim, o Shitsuke é “senso de disciplina”, que não é apenas de caráter normativo, mas também está relacionado em se manter uma disciplina moral, cultivando um bom conjunto de valores, honra e educação.

Os 5S são frequentemente utilizados por empresas, mas seu conceito é muito mais profundo e envolve toda uma intenção e ações práticas na forma de se conduzir a vida. Para falar um pouco mais sobre isso, a JAB Consultoria convidou a gestora de empresas Gisele Rosa, especialista no modelo 5S, e que fez uma experiência bastante positiva com a metodologia na empresa onde ela trabalha. A empresa é da área de turismo e possui mais de uma representação no país, entretanto, a pedido de Gisele, por questões burocráticas, manterei o nome da empresa em sigilo ao longo da entrevista.

Gisele se apaixonou pelo modelo 5S desde 2010, quando se formou gestora de pequenas e médias empresas na Unifai – Centro Universitário Assunção (filiada à PUC). Em 2012, Gisele somava uma experiência de cinco anos na empresa de turismo que trabalha e fez uma prévia da inserção do modelo 5S no local. A prévia envolveu uma equipe de 450 funcionários que, sob tutela de Gisele, se mobilizaram por cinco meses, entre agosto e dezembro do ano passado. Na entrevista a seguir, Gisele compartilha um pouco dessa sua experiência conosco no processo de teste na implantação do modelo, metodologia e resultados obtidos por ela e sua equipe com o 5S.

Gisele, você poderia contar um pouco a história de seu primeiro contato, ou seja, quando ouviu falar pela primeira vez sobre o conceito do programa 5S?

Meu primeiro contato foi em meu curso na faculdade, Gestão de Pequenas e Médias Empresas. Foi amor à primeira vista. Trabalho com organização – tenho um perfil muito organizado, aliás – e essa era uma ferramenta perfeita para completar meu trabalho. Ouvi falar em administração japonesa na Toyota, que é modelo em muitas faculdades de administração. Sempre fui admiradora desse modelo de administração.

Em que ano foi isso? E em qual faculdade você se formou?

2010. Me formei na Unifai – Centro Universitário Assunção (filiada à PUC).

Muitas empresas utilizam o método 5S como forma de melhorar a eficiência no trabalho que a empresa realiza e também para criar um ambiente mais agradável, promovendo a satisfação dos profissionais com a empresa e com o trabalho que fazem nela. No seu caso, atuando como gerente administrativa desta empresa de turismo, em que momento você percebeu a necessidade e viabilidade de implantar esse programa no seu local de trabalho?

No momento em que tive conhecimento dos 5S, e quais os benefícios que trariam, percebi a necessidade de trabalhar com ele. Os 5S são um modo de vida: quem conhece não utiliza apenas na empresa, [mas] em casa principalmente. Agora, temos a questão da produtividade, que para a empresa é um grande ganho. É o retorno merecido e consciente dos funcionários.

Na verdade o que vocês fizeram foi uma prévia, não é? Como foi esse processo de teste e quais medidas foram consideradas para viabilizar o conceito dentro da empresa?

Sim, exatamente! Pensamos nas três primeiras fases do processo: ordenamos, identificamos e entendemos que o ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, mas o que menos se suja. Organização do pessoal reflete em organização de ambiente. Temos equipes multifuncionais, e uma das premissas para o sucesso do 5S é: todo trabalho tem de ser feito em equipe! Organizamos brincadeiras, com métodos competitivos, como uma gincana dentro das equipes, para que o processo se tornasse realmente uma brincadeira. Nada cansativo ou maçante.

Você falou em brincadeiras e gincanas. Poderia dar alguns exemplos de medidas adotadas por vocês para a inserção dos 5S nesse formato leve e lúdico?

Como posso lhe ajudar melhor com essa questão… Tenho uma, por exemplo, que talvez possa lhe contar para deixar a entrevista mais interessante pros leitores, que certamente ficarão curiosos em saber que tipo de brincadeira [foi realizada]. Chama-se brincadeira do farol. As equipes fazem um sorteio como um amigo secreto e a que tirou a outra, julga, em um dia surpresa da semana combinada, em reuniões da comissão ou 5S, as mesas da equipe sorteada, e deixa um tipo de kanban (placa visível) com uma cor, seja: verde: mesa ok; amarelo: mesa a ser melhorada; vermelho: organização zero, muito a melhorar. Por isso brincadeira do “farol”. Legal, né? Ah, e os que recebem a vide [notificação], ganham uma prenda da equipe analista, como um bombom, apenas para estímulo.

Kanban dos 5S

É bem legal sim. Agora, sobre a inserção do 5S, às vezes existe um conflito em se adotar uma nova metodologia de trabalho em relação às velhas práticas da empresa. Alguns desafios de um gestor estão exatamente em promover uma mudança que é essencialmente positiva, mas que não condizem com o que vem sendo praticado pela empresa, até mesmo por puro hábito com a velha rotina, e por isso acabam existindo barreiras e resistências da equipe com a mudança. Você sentiu esse tipo de resistência ou conflito em algum momento?

Sim, tivemos alguns. Por isso a importância de ter um atrativo sempre para os colaboradores, como as brincadeiras, embora seja um assunto muito sério. Enfim, as equipes têm um líder, e os primeiros a serem motivados são eles, e são chamados de multiplicadores. As resistências fazem parte do processo, e é importante que o líder do projeto saiba lidar bem com essas questões, tenha vivência na área administrativa, inclusive para ter sempre saídas, ou deixar claro o retorno benéfico para os colaboradores.

Os 5S vêm das palavras japonesas Seiri, Seiton, Seisõ, Seiketsu e Shitsuke que querem dizer, nesta ordem: utilização, ordenação, limpeza, normalização e autodisciplina. Qual desses “S” foi mais desafiador para você durante a prévia que promoveu?

A última é a mais difícil. Depois que ensina como se faz e seus benefícios, é importante que a autodisciplina fique para manter vivos os ensinamentos. Por isso, disse no início que os 5S são um modo de vida.

5S exige disciplina e concentração.

Em quanto tempo o 5S tornou-se uma realidade na empresa? Foi um processo de quantos meses até que houvesse uma mobilização geral dos 450 funcionários envolvidos para o conceito de Qualidade Total no trabalho, procedimentos internos e maior satisfação da equipe?

O processo de apresentação, de como funciona, quais os benefícios e colocar em prática, é um processo de médio prazo. Aqui, como foi um experimento rápido, apenas de uma demonstração dos benefícios que se pode trazer tanto para funcionários quanto para a empresa, fizemos em cinco meses. Em nosso caso, fizemos a experiência apenas na unidade de São Paulo, que é a maior, e percebermos as mudanças positivas, e valendo a pena faríamos em outras unidades, o que aconteceu, e em breve faremos a apresentação em outra filial.

Esse [tempo e modelo da prévia] não é o ideal para implantação em empresas de grande porte, funciona apenas para empresas de micro, pequeno e médio porte, pois as equipes de liderança são menores, e os criadores do projeto também.

Você teve algum retorno positivo da equipe após a adoção da prévia do 5S? O que as pessoas disseram? E você? Qual sua percepção do efeito provocado pelo novo método profissional? Você sentiu que a motivação da equipe e a qualidade do trabalho interno e externo proposto pela empresa mudaram de alguma maneira?

Sim, algumas cobram a continuidade do projeto, e que dessa vez venha pra ficar. Percebi uma mudança no comportamento das pessoas, e principalmente naquelas que se identificam mais, como um modo de vida. É muito importante perceber que as pessoas lhe pedem dicas até para educação em casa. Pra mim, o pequeno resultado que alcançamos fica muito claro que é uma das melhores ferramentas para organização e educação de uma organização. O resultado é sempre positivo, para todos os envolvidos, inclusive os clientes sentem o reflexo destas mudanças.

O trabalho da equipe mudou, e muito. Quando um deles esquece, por algum motivo, de alguns ensinamentos do 5S, seu parceiro deve lembrá-lo imediatamente, virando um cuidado de equipe realmente, inclusive até pelo fato de acharem que é uma concorrência: “minha equipe deve ser melhor do que a sua, mais organizada, etc.”.

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